Warunki wynajmu

1. DEFINICJE

• Wynajmujący Dekoracje Tematyczne Delakowicz Sp. J ./przedstawiciel firmy DEK.
• Zamawiający osoba fizyczna lub firma, która dokonuje wynajmu dekoracji.
• Wydarzenie szkolenie, konferencja lub inna impreza organizowana przez Zamawiającego podczas której zostają użyte dekoracje tematyczne wypożyczone przez firmę DEK.
• Zamówienie oznacza formę umowy cywilno-prawnej zawartą pomiędzy DEK i Zamawiającym, której przedmiotem jest wynajem dekoracji tematycznych.
• Przedmiot umowy wynajem dekoracji /oświetlenia/strojów/scenografii. 

2. INFORMACJE OGÓLNE

• Firma DEK oświadcza, że jest wyłącznym właścicielem dekoracji przedstawionych w ofercie.
• Ostatecznej rezerwacji należy dokonać wypełniając i czytelnie podpisując formularz zamówienia. Formularz zamówienia należy dostarczyć za pomocą poczty elektronicznej lub osobiście do siedziby firmy.
• Firma DEK jest wypożyczalnią dekoracji i nie świadczy usług scenograficznych typu: adaptacja i aranżacja wnętrz, rewitalizacja wnętrz.
• Ostateczna rezerwacja wynajmu dekoracji oznacza, że zostało zawarte porozumienie za pomocą wypełnionego i podpisanego formularzu Zamówienia.
• Płatność zaliczki bądź całości kwoty odbywa się na podstawie faktury proforma.
• Wynajmujący wystawi fakturę VAT w ciągu 7 dni roboczych od daty zaksięgowania środków na koncie bankowym lub otrzymania gotówki.
• Zamawiający oświadcza, iż akceptuje faktury przesyłane droga elektroniczną.
• Na podstawie podpisanego zamówienia Wynajmujący oddaje do dyspozycji Zamawiającego ustalony zestaw scenograficzny.
• Zamawiający zobowiązany jest do stosowania obowiązujących przepisów i przestrzegania niniejszego Regulaminu.
• Zamawiający nie przestrzegający warunków Regulaminu ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez DEK oraz osoby trzecie.
• Dekoracje zostaną wypożyczone po uiszczeniu przez Zamawiającego kwoty ustalonej w Zamówieniu.
• W przypadku braku wpłaty ustalonej kwoty, Wynajmujący ma prawo do odstąpienia od realizacji zamówienia.
• Cena wynajmu dekoracje jest ustalana przez Wynajmującego indywidualnie w zależności od dostępności dekoracji w danym terminie.
• Zamawiający jest zobowiązany do wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za kontakt w sprawie zamówienia dekoracji.
• W przypadku Wydarzeń odbywających się w plenerze lub w pomieszczeniach nie zadaszonych, Wynajmujący zastrzega sobie prawo do skrócenia czasu wynajmu lub do odmowy wynajmu dekoracji.
• Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia losowe uniemożliwiające montaż dekoracji lub sam wynajem dekoracji.
• Odwołanie wynajmu dekoracji może odbyć się minimum 30 dni przed planowanym Wydarzeniem. Po tym czasie Zamawiający jest zobowiązany do pokrycia całości kosztów wynajmu.
• Regulamin wchodzi w życie z dniem 1.12.2014.
• Osoba odpowiedzialna za montaż ze strony Wynajmującego zostanie przydzielona Zamawiającemu na 3 dni przed wynajmem.
• Zamawiający jest zobowiązany do poinformowania Wynajmującego o zmianie miejsca montażu minimum 3 dni przed Wydarzeniem. W takim przypadku Wynajmujący ma prawo do zmiany kosztu transportu.
• Transport innych elementów niż dekoracje należące do Wynajmującego jest dodatkowo płatny a firma DEK nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia wywołane podczas transportu.
• Wynajmujący ma prawo do naliczenia dodatkowych kosztów za przetrzymanie w magazynie rzeczy należących do Zamawiającego.
• Wynajem dekoracji jest przewidziany na okres 24 h chyba, że w zamówieniu ustalono inaczej.
• Wynajmujący zastrzega sobie prawo do wymiany elementów na inne, podobne w przypadku uszkodzenia zamówionych elementów podczas wcześniejszego wynajmu.
• Rzeczywisty wygląd dekoracji może w niewielkim stopniu odbiegać od przedstawionego w ofercie. Jest to wynikiem oświetlenia, odświeżania i naprawy dekoracji po każdym wynajmie.
• Firma DEK oświadcza, że materiały użyte do produkcji dekoracji posiadają niezbędne certyfikaty.
• Ewentualne dodatkowe zabezpieczenie ognioodporne traktowane jest jako koszt dodatkowy.
• Firma DEK ma prawo odmówić wydania elementów scenograficznych w przypadku gdy auto dostawcze nie posiada wymaganych zezwoleń, nie posiada przystosowanej przestrzeni ładunkowej w tym pasów transportowych.   
• Zdjęcia przedstawione w ofercie firmy DEP są własnością Wynajmującego. Wszelkie próby ich kopiowania bez uzyskania akceptacji Wynajmującego podlegają prawom autorskim.
• Wszelkie spory, mogące wyniknąć z tytułu wynajmu dekoracji poddaje się orzecznictwu Sądu właściwego dla DEK.
• DEK zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian do obowiązującego regulaminu. Wszystkie zmiany są wprowadzane na bieżąco do treści Regulaminu i publikowane na stronie www. 

3. DOSTAWA, WNIESIENIE ELEMENTÓW

• Dostarczenie i zwrot dekoracji odbywa się za pomocą transportu zorganizowanego przez Zamawiającego lub przez kierowcę/przedstawiciela firmy DEK.
• Wynajmujący nie wysyła elementów scenograficznych za pomocą firmy kurierskiej.
• Osobisty odbiór i zwrot dekoracji jest możliwy od poniedziałku do piątku w godzinach 10:00-16:00. Odbiór i zwrot osobisty w innych godzinach lub w weekend musi być ustalony indywidualnie.
• Zamawiający jest zobowiązany do oceny możliwości dokonania montażu: wielkość wnoszonych elementów, wielkość przejść, windy itd.
• W przypadku braku możliwości wniesienia elementów zamawiający w dalszym ciągu zobowiązany jest do pokrycia całości kosztów wynajmu. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości wniesienia elementów do wyznaczonego miejsca Wydarzenia.
• W przypadku braku windy (lub niemożliwości zmieszczenia elementów do windy) podczas wnoszenia dekoracji zostaje doliczona dodatkowa opłata uzależniona od wagi poszczególnych elementów, ilości elementów i wielkości pakietu scenograficznego.
• W przypadku braku osoby odpowiedzialnej za zamówienie lub upoważnionej do odbioru scenografii (po stronie Zamawiającego) w czasie dostawy Wynajmujący ma prawo odmówić montażu dekoracji.
• Wynajmujący nie dokona montażu dekoracji, ani nie przekaże ich Zamawiającemu bez podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego przez Zamawiającego lub inną osobę upoważnioną. Nie zwalnia to Zamawiającego do pokrycia całości kosztów wynajmu.
• Podpisanie przez Zamawiającego protokołu zdawczo-odbiorczego jest potwierdzeniem, że otrzymał on dekoracje zgodnie ze specyfikacją i w odpowiednim stanie technicznym. 
• W przypadku nieobecności osoby zamawiającej lub osoby wyznaczonej jako dowód dostawy DEK przedstawi zdjęcie ustawionej scenografii.    
• Zamawiający ma obowiązek zapewnić miejsce do rozładunku możliwie jak najbliżej miejsca montażu. Wszystkie opłaty związane z rozładunkiem (opłaty parkingowe, mandaty) pokrywa Zamawiający. 

4. Godzina rozpoczęcia montażu

• Godzina rozpoczęcia montażu jest równoznaczna z godziną dostępu do miejsca montażu.
• Wynajmujący jest zobowiązany do udostępnienia miejsca montażu na minimum 2h przed planowanym Wydarzeniem chyba, że Zamówienie mówi inaczej.
• Wynajmujący zobowiązany jest do podania godzin montażu innych ekip celem właściwe oceny godziny montażu scenografii. Uwaga ta dotyczy tzw. dużych montaży.
• W przypadku znaczącego opóźnienia względem ustalonej godziny rozpoczęcia montażu dekoracji, Wynajmujący nie gwarantuje właściwego ustawienia elementów. W sytuacjach wyjątkowych DEK  ma prawo odstąpić od umowy. Nie zwalnia to Zamawiającego od pokrycia całości kosztów wynajmu.
• W przypadku opóźnienia montażu dekoracji lub braku dostępu do miejsca montażu Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za efekt montażu.
• Przedłużenie wynajmu dekoracji jest uzależnione od dostępności danych dekoracji i kolejnych planowanych wynajmów. 
• Ewentualne przedłużenie wynajmu jest możliwe jedynie za zgodą Wynajmującego.
• Wynajmujący rezerwuje sobie prawo do nie udzielenia zgody na przedłużenia wynajmu scenografii. 

5. Proces montażu

• Wynajmujący jest zobowiązany do wykonania tzw. montażu podstawowego (nie obejmującego prace na wysokościach).
• Wszelkiego typu prace na wysokościach związane są w dodatkowymi kosztami a Wynajmujący powinien zostać o nich poinformowany wcześniej.
• Zamawiający zobowiązany jest do wcześniejszego zaplanowania rozmieszczenia scenografii w lokalizacji.
• W przypadku braku przedstawienia planu rozstawienia dekoracji Wynajmujący ustawi dekoracje wedle własnego uznania.
• Wynajmujący jest zobowiązany do jednorazowego rozstawienia dekoracji. Ewentualne zmiany położenia poszczególnych elementów są dodatkowo płatne i uzależnione od harmonogramu montażu Wynajmującego.
• W przypadku zamówienia dużej ilości elementów Wynajmujący może zażądać wcześniejszego przedstawienia planu rozstawienia dekoracji.
• Wszystkie elementy wymagające źródła prądu są wyposażone w kabel o długości 1 m. Wypożyczenie przedłużacza jest dodatkowo płatne. 

6. Korzystanie z dekoracji

• Dekoracje są elementami scenografii, nie są to przedmioty użytkowe.
• Zamawiający zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy wszelkich uszkodzeń dekoracji powstałych w czasie wynajmu.
• Zamawiający zobowiązany jest do pokrycia ewentualnych kosztów czyszczenia dekoracji powstałych w wyniku uzycia środków pirotechnicznych, w tym confetti.
• Koszty naprawy dekoracji wyceniane są indywidualnie.
• Firma Delpol Event Production S.C posiada ważną polisę OC.